Organiseer je een evenement in Borgloon? Een klein buurtfeest of een groots muziekfestival? Een fuif, loopwedstrijd, doortocht, schoolfeest of rommelmarkt? Vergeet dan zeker niet een aanvraagformulier tijdig in te dienen via onderstaande link!
Wat is een evenement?
Een evenement is een activiteit wat plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein en publiek toegankelijk is of specifieke vergunningen vereist zoals geluidsafwijking, schenken van sterke dranken ...
Uitzonderingen zijn privé-feesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet worden aangevraagd.
Wanneer?
Doe je aanvraag tijdig, minstens 2 maanden voor de start van het evenement en maximum 1 jaar vooraf. Op deze manier hebben onze diensten de tijd om zich te informeren, adviezen in te winnen en de nodige vergunningen op te maken. Het is onze taak om na te gaan of je evenement op een veilige manier kan doorgaan met respect voor alle inwoners van Borgloon.
Hoe?
Registreer je, selecteer de gemeente waar jouw evenement doorgaat en vul het document, stap voor stap, nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen! Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.
Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier. Via mail krijg je een bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen. Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing. De goedkeuring voor je evenement ontvang je digitaal. Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.
Opvolging van je dossier?
Meld je aan via de link naar het evenementenformulier en volg de status van je aanvraag. Eens de aanvraag goedgekeurd kan je je vergunningen downloaden.
En nog een keer!
Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens reeds in het systeem. Terugkerende evenementen kan je kopiëren en aanpassen. Pure tijdwinst!
Toertochten
Wens je een toertocht aan te vragen in Borgloon? Dan doe je dat via de e-tool van Sport Vlaanderen: https://www.sport.vlaanderen/organisatoren-van-sportevenementen/ondersteuning-organisatie-toertochten/
Alle informatie die je via de E-tool ingeeft, zal via Eaglebe bij onze dienst evenementen terechtkomen. Je dient dus geen aparte aanvraag meer te doen via Eaglebe. Handig!
Extra ondersteuning
1. De regelgeving omtrent de geluidsnormen voor evenementen kan u nalezen op:
Geluidsnormen voor muziekactiviteiten - VLAREM rubriek 32.1 (vlaanderen.be) of EMIS Navigator (vito.be).
2. Stad Borgloon beschikt over een aantal zalen die u kan afhuren voor evenementen. Het overzicht kan u hier raadplegen.
3. Loonse verenigingen kunnen materialen uitlenen via het formulier in bijlage. Doe dit tijdig! Stad Borgloon heeft een beperkt aantal materialen ter beschikking. Eerst is eerst en op is op!
4. Loop je vast, of heb je graag iets meer uitleg, gebruik onze handleiding in bijlage.
5. Nog vragen? Contacteer de dienst evenementen via mail op evenementen@borgloon.be of telefonisch op het nummer 012 673 614. We helpen je graag verder!
